program komputer: Membuat database Access 2003

Pengenalan Microsoft Office Access 2003 Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat menbantu kita membuat aplikasi database dalam waktu relatif singkat, Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi kecil, 1. Click Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2. Setelah terbuka click Blank Database, pada jendela file New Databases isikan nama file yang diinginkan misalkan Penjualan ( untuk membuat aplikasi penjualan barang pada suatu toko )

Kita sudah membuat database dengan nama Penjualan tetapi database itu belum dapat di gunakan untuk itu kita perlu membuat Table, Form , Query, Report dan Macro bila perlu.

TABLE

Table adalah tempat untuk mentimpan data, contohnya data barang disimpan di table barang, Sebelum kita membuat table kita tentukan dulu table-table yang diperlukan beserta field-fieldnya.

Langkah Pembuatan Table :
1. Pada jendela database Click Table
2. Double Click Create Table in Design View
3. Pada jendela table ketikan fiels-field table barang beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Kode Barang sebagai Primery Key seperti gambar di bawah ini

4. Pilih File Save , Ketikkan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang kita simpan dengan nama “Tbl_Barang”.

5. Table Barang sudah selesai di buat. Tutup table untuk membuat table-table lainnya. Jika Table Barang sudah selesai dibikin sekarang coba buat Table Karyawan, Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat ,

caranya double Click Table yang ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti pada Excell)

Query

Query adalah ”Permintaan Data” kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel menjadi satu informasi yang bisa di mengerti , seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh cuxtomer yang dimiliki, ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua atau lebih tabel,
ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Dengan Query kita dapat :

• Menampilkan data-data tertentu pada suatu table
• Menampilkan data dari diua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada field yang berhubungan
• Dapat melakukan oprasi perhitungan Itulah tiga fungsi utama Query , Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan form.
Cara membuat Query :
1. pada jendela Database pilih Query lalu double Click Create Query In Design View

2. pada jendela Show Table pilih table yang akan dipakai dalam Query, misalnya kita pakai table Barang, Click Tabel_Barang lalu Click Add,
Jika tidak ada table yang ingin dipakai lagi click Close

3. Untuk menampilkan seluruh field dan record pada Tbl_barang pada field, click tombol panah ke bawah pilih Tbl_barang

4. Untuk mellihat hasil query pilih menu Query lalu Click Run atau bisa langsung mengklik Icon Run pada toolbar Hasilnya

5. Untuk menyimpan Query klik Icon disket, Pada jendela Save beri nama Query lalu Click OK. Maka Query akan tersimpan dan dapat digunakan kapan saja.

6. Untuk menampilkan Field-field tertentu saja, Misalnya kita hanya ingin menampilkan Field Kode_barang dan Nama_Barang, Lalu arahkan kursor kesebelah lalu Click tombol panah kebawah pilih nama Barang. Pastikan kotak kecil pada show tercentang (Jika kotak pada show tercentang maka field akan ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak ditampilkan).

7. Untuk menampilkan data barang yang kode barangnya =B001, caranya adalah pilih field-field yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya di ketik B001

Bila dijalankan hasilnya :

8. Untuk menampilkan nomor faktur ”F001” Siapa yang Punya , caranya adalah pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu Klik Add, Pilih Tbl_karyawan , Baru klik Close, kita harus membuat hubungan antara table Tbl_H_Pjl dengan Tbl_karyawan caranya adalah klik field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_Karyawan ” akan muncul garis penghubung kedua table” ( Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung ). Pilih Field-ield yang akan di tampilkan pada field No_Fak pada criterianya diketik ”F0001” setelah itu jalankan Query.